Vergi Usul Kanunu’nun 229’uncu maddesinde tanımı yapıldığı üzere “Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.”

Faturada en az aşağıdaki bilgiler bulunur.

1) Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası;

2) Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası;

3) Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası;

4) Malın veya işin nev’i, miktarı, fiyatı ve tutarı;

5) Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası (Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve taşıtta bulundurulması zorunludur)

Malın, bir mükellefin birden çok iş yerleri ile şubeleri arasında taşındığını veya satılmak üzere bir komisyoncu veya diğer aracıya gönderildiği hallerde de, malın gönderen tarafından sevk irsaliyesine bağlanması gereklidir. Bu bentte yazılı irsaliyeler hakkında fiyat ve bedel ile ilgili bilgiler hariç olmak üzere, bu madde hükmü ile Vergi Usul Kanunu’nun 231’inci madde hükmü uygulanır. İrsaliyelerde malın nereye ve kime gönderildiği ayrıca belirtilir.

Bu bağlamda nihai tüketicilerin tüketim amacıyla perakende olarak satın aldıkları malları kendilerinin taşıması veya taşıttırması halinde bu mallara ait fatura veya perakende satış fişinin bulunması şartıyla sevk irsaliyesi aranmaz.

Diğer yandan faturanın düzenlenmesi aşamasında aşağıdaki kaidelere uyulması zorunludur.

1) Faturalar sıra numarası dahilinde teselsül (sırasıyla) düzenlenir. Aynı müessesenin muhtelif (birden fazla) şube ve kısımlarında her biri aynı numara ile başlayarak ayrı ayrı fatura kullanıldığı takdirde bu faturalara şube ve kısımlarına göre şube veya kısmın isimlerinin yazılması veya özel işaretle seri tefriki (ayrımı) yapılması mecburidir.

2) Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kurşun kalem ile doldurulur (yazılır).

3) Faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir. Birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir.

4) Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun (yetkili) olanların imzası bulunur.

5) Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami (en fazla) yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.

Vergi Usul Kanunu’nun 232’nci maddesinin birinci fıkrasına göre fatura düzenlemek zorunda olanlar, müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının doğruluğundan sorumludur. Ancak bu sorumluluk, aynı maddenin ikinci fıkrasının uygulandığı halleri kapsamaz.

Fatura düzenleyenin istemesi halinde müşteri kimliğini ve vergi dairesi hesap numarasını gösterir belgeyi ibraz etmek zorundadır.

Yasal düzenleme gereği olarak birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler;

1- Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara;

2- Serbest meslek erbabına;

3- Kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlara;

4- Defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere;

5- Vergiden muaf esnafa;

Sattıkları emtia veya yaptıkları işler için fatura vermek ve bunlar da fatura istemek ve almak mecburiyetindedirler.

Yukarıdakiler dışında kalanların birinci ve ikinci sınıf tüccarlardan ile kazancı basit usulde tespit edilenlerden ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerden satın aldıkları emtia veya onlara yaptırdıkları iş bedelinin 1500 TL’yi geçmesi veya bedeli 1.500 liradan az olsa dahi istemeleri halinde emtiayı satanın veya işi yapanın fatura vermesi mecburidir.

Vergi Usul Kanunu’nun 233’üncü maddesinde hükme bağlandığı üzere birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışları ve yaptıkları işlerin bedelleri aşağıdaki vesikalardan herhangi biri ile tevsik olunur.

1- Perakende satış fişleri,

2- Makineli kasaların kayıt ruloları,

3- Giriş ve yolcu taşıma biletleri,

Perakende satış fişi, makineleri kasaların kayıt ruloları ve biletlerde işletme veya mükellefin adı, düzenlenme tarihi ve alınan paranın miktarı gösterilir.

Perakende satış fişi ile giriş ve yolcu taşıma biletleri, seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir. Bu fiş ve biletler kopyalı, iki nüsha olarak düzenlenir.

Bu fiş ve biletlerin bir nüshası işi üstlenende kalır ve bir nüshası müşteriye verilir. Makineli kasa kullanıp da müşteriye fiş (makineli kasanın) yukarıda belirtilen malumatı (bilgiyi içeren fişi) verilmemesi halinde perakende satış fişinin tanzimi ve müşteriye verilmesi zorunludur.

Yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia için tanzim edilip (düzenlenen) işi yapana veya emtiayı satana imza ettirilen gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir.

Türk Ticaret Kanunu’nun 21’inci maddesi uyarınca;

1) Ticari işletmesi bağlamında bir mal satmış, üretmiş, bir iş görmüş veya bir menfaat sağlamış olan tacirden, diğer taraf, kendisine bir fatura verilmesini ve bedeli ödenmiş ise bunun da faturada gösterilmesini isteyebilir.

2) Bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır.

3) Telefonla, telgrafla, herhangi bir iletişim veya bilişim aracıyla veya diğer bir teknik araçla ya da sözlü olarak kurulan sözleşmelerle yapılan açıklamaların içeriğini doğrulayan bir yazıyı alan kişi, bunu aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde itirazda bulunmamışsa, söz konusu teyit (doğrulama) mektubunun yapılan sözleşmeye veya açıklamalara uygun olduğunu kabul etmiş sayılır.

Ayrıca söz konusu Kanun’un 64/1 maddesi gereği “Her tacir ticari defterleri tutmak ve defterlerde ticari işlemlerinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, Türk Ticaret Kanunu’na göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.”