İşletmelerin muhasebeleri ile ilgili defterleri Elektronik Defter Genel Tebliği ile elektronik ortamda tutmaları zorunlu kılınmışken, işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler için böyle bir zorunluluk söz konusu değildi. Ancak daha sonra yayınlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” ile bu defterler için de elektronik ortamda tutulması zorunluluğu getirildi. Önce burada kastedilen defterleri her bir şirket türü için ayrı ayrı sayalım.

- Anonim şirketlerde: yönetim kurulu karar defteri, pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri

- Limitet şirketlerde: müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri (ayı bir müdürler kurulu karar defteri tutulmuyorsa müdür veya müdürlerin kararları da bu deftere yazılır), pay defteri,

- Kollektif ve komandit şirketlerde: genel kurul toplantı ve müzakere defteri (yönetimle görevli ortağın veya ortakların yahut bütün ortakların aldıkları kararların yazılacağı defter)

- Kooperatiflerde yönetim kurulu karar defteri, pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri

Mevcut şirketlerin bu defterleri elektronik ortamda tutmaları kural olarak ihtiyari bırakılmıştır. Kural olarak diyorum çünkü 1.1.2026 tarihinden itibaren kurulacak şirketler ile geçmişte kurulmuş olup kuruluş ve/veya ana sözleşme değişiklikleri izne tabi olan anonim şirketler için (1 Temmuz 2025 sonrasını kapsar şekilde) ihtiyarilik değil, zorunluluk söz konusudur. Kuruluş ve/veya ana sözleşme değişiklikleri izne tabi olan ve dolayısıyla söz konusu defterleri elektronik ortamda tutmaları zorunlu kılınan şirketler, bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerdir.

Tercihini işletmenin muhasebesi ile ilgili olmayan ticari defterlerini elektronik ortamda tutma yönünde kullanan şirketlerin, daha sonra tekrar fiziki ortamda defter tutmaya dönmeleri mümkün değildir. Öte yandan şirketlerin bu tercihlerini saydığımız tüm defterleri için kullanmaları gerekmektedir. Bir başka deyişle bir şirketin tercihini sadece yönetim kurulu karar defteri veya sadece pay defteri yahut genel kurul toplantı ve müzakere defteri için bu yönde kullanması mümkün değildir.

İşletmenin muhasebesi ile ilgili olmayan ticari defterlerini gerek zorunlu gerek ihtiyari olarak elektronik ortamda tutan şirketler defterlerini, e-Devlet, elektronik imza veya mobil imza yahut internet bankacılığı üzerinden giriş yapılabilen ve Ticaret Bakanlığı tarafından sunulan ETDS sistemi üzerinden defterlerini tutacaklardır. Bakanlık burada defter oluşturma, kayıtları işleyebilme ve saklama hizmetini ücretsiz olarak vermektedir.

ETDS üzerinden tutulabilen bu defterlere kayıtlar şirket tarafından belirlenen ve gerçek kişi statüsündeki “sistem kullanıcısı” adı verilen kişi tarafından yapılabilecektir. Yoksa söz konusu şirketlerdeki her yönetici veya temsilcinin kayıt yapma yetkisi olmayacaktır. Pay devirleri de defterlere sistem kullanıcısı tarafından işlenecektir. Her bir defter için ayrı bir sistem kullanıcısı belirlenebileceği gibi bir defter için birden fazla sistem kullanıcı belirlenmesi de mümkündür.

Fiziki olarak defter tutan şirketlerin elektronik ortamda pay defteri tutmaya başlayacağı durumlarda elektronik pay defterine fiziki pay defterindeki son durum itibariyle pay durumları aktarılacaktır. 1.1.2026 sonrasında kuruluştan itibaren elektronik ortamda tutulacak pay defterine ise ilk kayıtlar MERSİS tarafından elektronik ortamdaki pay defterine aktarılacaktır.

Bilindiği gibi pay defteri anonim şirketlerde sadece hisse senedine bağlanmamış paylarla nama yazılı paylar kaydedilmektedir. Hamiline yazılı senede bağlanmış payların pay defterine kaydı söz konusu değildir. Bu kurallarda bir değişiklik söz konusu değildir. Fiziki pay defterleri için geçerli bu kurullar, elektronik pay defteri için de aynen geçerlidir.

Yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri ise sistemin elektronik ortamda toplantı yapılmasına ilişkin bir programı içermediğinden yönetim kurulu veya genel kurulda alınan kararlar PDF formatında taranarak defterlere aktarılacaktır. Elektronik ortamda toplantı yapan şirketler ise bu sistemde aldıkları kararları elektronik ortamda aktarmaya konu edebileceklerdir.

Elektronik ortamda tutulabilecek söz konusu defterlerle bunların fiziki ortamda tutulanları arasında defterlerin saklama süreleri açısından bir farklılık söz konusu değildir.

Söz konusu defterlerin fiziki ortam yerine elektronik ortamda tutulması, fiziki ortamda tutulan defterlere nazaran kaybolma, çalınma, çift defter oluşturulması gibi riskleri bertaraf eden avantajlar sunduğu gibi açılış veya kapanış onayının olmaması dolayısıyla hem operasyonel süreçleri kolaylaştırmakta hem de defter basım, saklama ve onay maliyetlerini de ortadan kaldırması yönünden de tercih edilmesinde yarar bulunan bir yöntemi ortaya koymaktadır.